Bestimme zunächst Originalfotos, Bearbeitungsanweisungen oder Katalog, eventuell vorhandene Ebenendateien und exportierte Ergebnisse. Diese Bestandteile sind nicht austauschbar. Ein an Freunde geliefertes JPEG genügt zum Betrachten, ersetzt aber nicht unbedingt das RAW-Original oder die verwendete Ebenendatei. Das Archiv braucht diejenigen Bestandteile, die für deine gewünschte spätere Weiterarbeit notwendig sind.
Ein Arbeitsordner darf klein und vorübergehend sein. Er enthält vielleicht Kopien für ein Buchprojekt, aktuelle Exporte oder für einen externen Editor vorbereitete Dateien. Benenne das Projekt und halte fest, wo die Originale liegen. Vermeide einen namenlosen Desktopordner, der während einer Frist praktisch war und anschließend die einzige wichtige Bearbeitung enthält.
Die maßgebliche Fassung bestimmen
Kopierst du Originale in einen Arbeitsbereich, kläre, ob Bearbeitungen neben diesen Kopien oder in einem zentralen Katalog gespeichert werden. Zwei identische Quellen können mit der Zeit unterschiedliche Begleitdateien oder Änderungen erhalten. Vergleiche vor dem Zurückkopieren die Änderungen und bestimme die zu bewahrende Fassung. Blindes Überschreiben eines Archivordners ersetzt möglicherweise wertvolle Geschichte durch eine ältere Arbeitskopie.
In Katalogsoftware kann eine Sammlung eine Arbeitsauswahl bilden, ohne Originale physisch zu verdoppeln. Das ist häufig einfacher als ständiges Verschieben zwischen Archiv und Projektordnern. Kläre, ob Alben, Sammlungen oder virtuelle Kopien deiner Anwendung Verweise oder eigenständige Dateien enthalten. Das Wort Kopie in einer Oberfläche bedeutet nicht immer, dass ein zweites vollständiges Original auf dem Laufwerk existiert.
Nutze einen klaren Ausgabebereich für Exporte. Ergänze bei Bedarf Zweck und Version, etwa galerie-web-v2, und behalte die stabile Quellenkennung im Dateinamen. Ausgaben lassen sich möglicherweise neu erzeugen, wenn Quellen und Bearbeitungsanweisungen erhalten sind. Manche gelieferten Dateien sollten aber genau in der versendeten Form bewahrt werden. Kennzeichne endgültige Belege und entbehrliche Tests entsprechend.
Ein Buchprojekt ohne konkurrierende Hauptfassungen
Bei einem Fotobuch können die ausgewählten Originale an ihren festen Archivplätzen bleiben. Stelle die Arbeitsauswahl nach Möglichkeit über die Software zusammen. Lege Layoutdateien und eigens vorbereitete Druckexporte in einem benannten Projektordner ab. Eine Notiz hält fest, welcher Export an den Druckdienst ging und welcher Ausschnitt verwendet wurde. So bleibt die Ausgabe projektspezifisch, ohne dass ihr Ordner zu einem unerklärten zweiten Archiv wird.
Entsteht während des Layouts eine neue Bearbeitung, entscheide, ob sie nur für das Buch gilt oder die allgemeine Hauptinterpretation werden soll. Ein engerer Ausschnitt für eine Seite ersetzt nicht zwangsläufig überall die ursprüngliche Komposition. Bewahre die Projektfassung mit klarem Namen und erkennbarer Quelle. Archiviere nach Abschluss das Layout zusammen mit den benötigten Inhalten, damit es ohne vorübergehenden Desktopordner geöffnet werden kann. Prüfe die Verknüpfungen aus dem archivierten Projekt heraus und nicht nur aus der noch funktionierenden Arbeitsfassung. Ein Layout, das Bilder weiterhin aus dem Arbeitsbereich bezieht, ist noch nicht unabhängig abgelegt.
Das Projekt vor dem Aufräumen abschließen
Liste auf, was in die dauerhafte Ablage zurückmuss: neue Originale, geänderte Arbeitsdateien, Begleitdateien, Katalogänderungen und gewählte Endausgaben. Prüfe, ob das Archiv sie öffnet und ihre Beziehungen erhält. Ein Ordner voller Bilder reicht nicht, wenn Bearbeitungen von einer fehlenden Projektdatei oder einer nicht verfügbaren Verknüpfung abhängen.
Erstelle nach der Archivaktualisierung eine getrennte Sicherung. Behalte den Arbeitsordner anschließend für einen festgelegten Prüfzeitraum, statt ihn sofort zu löschen oder unbegrenzt ohne Zweck stehen zu lassen. Kontrolliere beim späteren Entfernen, dass du die vorübergehende Kopie und nicht die einzige Fassung löschst. Unterscheide anhand tatsächlicher Pfade und nicht bloß ähnlicher Ordnernamen.
Eine kurze Projektnotiz nennt Archivort, verwendete Software, gewählte Endfassung und offene Punkte. So lässt sich das Projekt später ohne vollständige Rekonstruktion wieder öffnen. Die Trennung hilft, wenn sie versehentliche Änderungen und Unordnung verringert. Entstehen stattdessen drei konkurrierende Hauptfassungen ohne klare Zuständigkeit, vereinfache das System, bevor du eine weitere Speicherebene hinzufügst.
