Ein Scan kann das sichtbare Bild bewahren und dabei seinen Zusammenhang verlieren. Auf der Rückseite stehen vielleicht Namen, eine Albumseite erklärt die Reihenfolge, ein Umschlag enthält das einzige Datum. Lege vor dem Herausnehmen der Fotos fest, wie diese Begleiter dokumentiert werden.
Gib jedem Stück eine einfache Kennung im Arbeitsverzeichnis. Verwende sie im Scannamen und in zugehörigen Notizen. Sie muss nicht direkt auf dem Foto stehen. Eine nummerierte Hülle oder ein vorläufiges Arbeitsblatt stellt die Verbindung her, ohne das Objekt zu verändern.
Enthält die Rückseite Angaben, erfasse sie als Begleitbild und nutze einen eindeutigen Zusatz wie Vorderseite und Rückseite. Notiere bei Bedarf, dass eine Rückseite leer ist. Sonst weiß ein späterer Leser möglicherweise nicht, ob sie bewusst ausgelassen oder vergessen wurde.
Die ursprüngliche Anordnung erhalten
Fotografiere nach Möglichkeit die Anordnung, bevor Bilder aus Album oder Umschlag entfernt werden, sofern dies ohne Beschädigung möglich ist. Notiere Seitenzahlen und Positionen. Löse festgeklebte Fotos nicht gewaltsam, nur um sauberere Einzelscans zu erhalten. Empfindliche Materialien benötigen möglicherweise konservatorische Beratung.
Übertrage Beschriftungen in durchsuchbare Notizen, bewahre aber möglichst auch ein Bild der ursprünglichen Handschrift. Unsichere Lesarten bleiben unsicher. Ein Fragezeichen oder „Name unklar“ erleichtert spätere Korrekturen mehr als eine selbstbewusste Vermutung. Stammt eine Identifikation aus einem Gespräch, halte nach Möglichkeit Person und Zeitpunkt der Auskunft fest.
Trenne einen dokumentierenden Masterscan von restaurierten oder beschnittenen Fassungen. Ein repariertes Gesicht, entfernter Fleck oder begradigter Rand kann für ein Album hilfreich sein. Der unveränderte Scan zeigt dagegen den Zustand der Vorlage. Mache die Beziehung in Dateinamen deutlich, damit die geglättete Fassung nicht unbemerkt die Dokumentation ersetzt.
Kontrolliere nach einer Gruppe, ob zu jedem Eintrag im Arbeitsblatt die erwarteten Dateien vorhanden sind und Vorder- sowie Rückseiten zusammenpassen. Öffne Beispiele in voller Größe, um unvollständige Scans oder versehentlich wiederholte Stücke zu erkennen. Lege die physischen Fotos anschließend in ihre dokumentierten Hüllen zurück.
Speichere den Index bei den Scans und sichere beides. Ein Ordner nummerierter Bilder ohne Zuordnungsschlüssel ist nur teilweise geordnet. Jemand, der nicht selbst gescannt hat, soll verstehen können, welches Objekt eine Datei zeigt und woher Namen, Daten und Deutungen stammen.
